El equipo virtual es una tendencia mundial, aceptada en casi todos los sectores empresariales. Apoyarse en este tipo de estrategias, tiene sus ventajas y desventajas tanto a nivel individual, como el organizacional; adicionalmente, requiere de un estricto control por parte de los dueños de negocio para medir su efectividad. Este artículo resume diferentes perspectivas y sirve como guía de referencia para aquellos que estén pensando en construir equipos virtuales.
En general, una de las mayores ventajas de tener un equipo virtual es el ahorro de costos asociados a la operaciòn, como espacios de oficinas, facturas de servicios públicos como gas, electricidad, agua, etc. y en algunas ocasiones para empresas más grandes, los viajes de los ejecutivos. En tanto, le permiten a las organizaciones buscar talento con el beneficio de tener un mayor intercambio de conocimientos y una mayor innovación, así como mejora de la productividad.
En cuanto a las desventajas de los equipos virtuales, se consideran los altos costos de la tecnología tales como mensajería instantánea, correos electrónicos y videoconferencias, entre otras. Conflictos, falta de confianza y colaboración: las diferencias culturales entre los miembros de los equipos virtuales dan lugar a varios conflictos y falta de interacciones físicas que puede desmotivar a algunos de los miembros de estos equipos.
Sin embargo, todas estas desventajas pueden superarse siguiendo un enfoque diferente de liderazgo / gestión, capacitaciones, mayor claridad de roles y estrategias de comunicación efectivas. La organización, tanto grandes como IBM, Microsoft, Whirlpool, así como las PYME, están cosechando los beneficios de los equipos virtuales desde hace algún tiempo. Ha sido un hecho bien reconocido que el Equipo Virtual no es una marea pasajera, pero está aquí para quedarse.
Puntualmente hablando sobre, las empresas de contabilidad, las ventajas de contar con un equipo virtual son:
- Menos papeleo, más eficiencia:Dado que las empresas de contabilidad virtual solo guardan copias digitales de los registros de sus clientes, proporcionan beneficios significativos para los requisitos de retención de datos de sus clientes. Las empresas virtuales generalmente escanean todos los documentos fiscales sensibles, los clientes pueden tener acceso fácilmente a declaraciones de impuestos históricas y copias de la documentación de respaldo sin la necesidad de conservar copias físicas de estos documentos.
- Seguridad incrementada: Estos servicios, garantizan el almacenamiento en la nube de la la información financiera bajo altos estándares de seguridad y confidencialidad. El acceso a los sistemas de almacenamiento en la nube está fuertemente encriptado y respaldado en múltiples ubicaciones.
- Acceso a finanzas: Con el uso del software en la nube, las firmas de contabilidad virtual están dando a sus clientes acceso en tiempo real a los registros de contabilidad empresarial. De hecho, muchas de las plataformas permiten que tanto los contadores virtuales como sus clientes colaboren con los registros contables sin estar presentes en el mismo espacio físico.
- Los costos más bajos equivalen a tarifas más bajas: Con gastos generales más bajos, las empresas de contabilidad pueden ofrecer los mismos servicios que las empresas tradicionales ofrecen a un precio más bajo. Como resultado, los clientes se benefician de los mismos servicios de Contabilidad e Impuestos de alta calidad a un costo mucho menor.
- Reuniones virtuales:Los equipos virtuales, utilizan infinidad de herramientas para acortar las distancias y hacer que esta relación de alto impacto para las empresas fluya en un entorno de confianza, Herramientas como zoom facilitan estos espacios y permiten que tanto el cliente como el contador se vean, como si se reunieran en la misma sala de juntas.
Ya sea que elija que su contador sea totalmente virtual o si está trabajando con un equipo físico del área contable, al final se trata de mantener buenas relaciones. La responsabilidad más importante para cualquier contador (ya sea virtual o no) es fomentar una relación profunda con su cliente para convertirse en un asesor de confianza.
Los clientes que han considerado contratar firmas de contadores virtuales con políticas de seguridad han tenido un relativo crecimiento de su negocio, dado que han aumentando los ingresos, disminuido el costo por concepto de estos servicios y han aumentado su productividad .
